Il recente DPCR del 18 ottobre 2020, che ha nuovamente introdotto forti misure di distanziamento sociale per contenere la diffusione del Coronavirus, impone la cessazione di tutte le attività convegnistiche in presenza. Come ripensarle in una visione SMART?
Abbiamo già affrontato i temi della trasformazione digitale durante la pandemia, oggi ci concentriamo sugli aspetti legati alla convegnistica e vi proponiamo qualche soluzione pratica partendo da alcune domande ricorrenti:
Quale lo strumento più adatto per la convegnistica online?
Da marzo 2020, cioè da quanto è scattata l’emergenza COVID-19 abbiamo familiarizzato con tantissime piattaforme online per fare videochiamete: da ZOOM a GOTOMEETING, da SKYPE a GOOGLE MEET. Ma cosa è più opportuno utilizzare per realizzare un convegno? Noi suggeriamo due soluzioni gratuite:
- GOOGLE MEET è la videochat di google che oggi è disponibile per qualsiasi utente in possesso di un account GMAIL. E’ un servizio gratuito, funziona anche su mobile, e permette di organizzare videoconferenze fino a un massimo di 100 partecipanti. Per le no-profit è possibile accedere gratuitamente, attraverso una procedura di accreditamento, al piano per le aziende, che aumenta a 250 il numero di partecipanti e permette la registrazione dell’incontro. Per maggiori informazioni su google meet clicca qui
- BIG BLUE BUTTON è un sistema di conferenza web che permette la gestione di incontri in videoconferenza identificando dei ruoli ben distinti: relatore, moderatore e partecipanti. Il servizio è totalmente gratuito, clicca qui per utilizzarlo da subito. Il servizio è integrato nella piattaforma MOODLE, specifica per la formazione online, è molto semplice da utilizzare ma è tutto in inglese, se hai difficoltà puoi utilizzare BIG BLUE BUTTON per le tue videoconferenze attraverso il CeSVoP che, grazie ad una partnership con CSVnet dispone di un calendario con slot di 2 ore prenotabili, per maggiori informazioni richiedi una consulenza cliccando qui
Come gestire le iscrizioni dei partecipanti?
Entambi gli strumenti presentati, prevedono l’accesso a un link riservato a tutti i partecipanti, così come quando si organizza un convegno in presenza, è opportuno prevedere un sistema di inviti o accreditamento, quando si organizza un convegno online, la soluzione più semplice è la creazione di un form online per raccogliere i dati dei partecipanti e poter iviare via cellulare o mail il link per partecipare all’incontro e tutti i dettagli su orari e durata. Fare un modulo online è molto semplice, anche in questo caso vi proponiamo due soluzioni:
- GOOGLE MODULI anche questa è un App di Google, è gratuita ed è veramente facile da utilizzare. Grazie a Google Moduli è possibile realizzare non solo il modulo di adesione al nostro convegno, ma anche questionari e quiz (con e senza punteggio), sondaggi. Anche in questo caso, per usufruire del servizio occorre avere un account gmail, il numero di iscritti è illimitato e il form può essere integrato nel proprio sito web. Scopri come utilizzare questo servizio cliccando qui
- JOTFORM è una piattaforma web based per la costruzione di moduli e Form. La sua interfaccia utente intuitiva e il drag and drop rendono la costruzione dei form davvero semplice, di fatti con pochi click è possibile creare moduli da inviare via mail o integrare al tuo sito web ricevendo sulla propria casella di posta elettronica tutti i dati richiesti. Il servizio base è gratuito e permette l’accreditamento fino a un max di 100 persone, per saperne di più clicca qui
E se voglio realizzare il mio evento in diretta senza accreditamento dei partecipanti?
In questo caso, se possiedi, come associazione, un account facebook o youtube, puoi utilizzare queste piattaforme per fare delle dirette online, che poi puoi riutilizzare, integrandole ad esempio sul tuo sito, Per saperne di più sulle dirette Facebook clicca qui, per le dirette Youtube clicca qui
Anche queste sono soluzioni gratuite, è chiaramente importante pubblicizzare la diretta nei giorni precedenti attraverso i propri contatti.
Per realizzare un convegno SMART devo per forza andare in diretta?
Assolutamente no, gli strumenti e le piattaforme disponibili oggi, ti permettono di ripensare le modalità di diffusione dei tuoi contenuti, potresti chiedere ai relatori di realizzare col proprio dispositivo cellulare dei video con il loro intervento e condividere tutto sul tuo sito web, grazie al supporto del CeSVoP, l’associazione CONSULTORIO DEI DIRITTI MIF, ha realizzato, durante la pandemia, un corso online con queste modalità, se vuoi dare un’occhiata per farti un’idea clicca qui
Ci sono delle regole da seguire e delle norme di comportamento specifiche quando un convegno si realizza online?
Un convegno online è denomitato WEBINAR, ovvero una crasi fra le parole WEB e SEMINAR, Un webinar è dunque una video-conferenza online che si svolge in diretta su internet. Sia il relatore sia gli aderenti per partecipare ad un webinar hanno bisogno di un computer (o un tablet o uno smartphone di ultima generazione), una connessione a internet e qualche strumento di cattura audio-video, come la webcam del computer e un microfono. Essendo un ambiente profondamente diverso da quello al quale siamo abituati in presenza, le regole da tenere sono un pò diverse, scoprile leggendo l’articolo “WEBINAR: ISTRUZIONI PER L’USO” cliccando qui
Sono tutti spunti molto interessanti, ma nella mia associazione siamo allergici alla tecnologia, sembra tutto molto difficile, come fare?
Il CeSVoP è da tanti anni vicino alle associazioni di volontariato e agli enti di terzo settore su tutti gli aspetti legati alla comunicazione, al web e ai new media. Puoi richiedere da subito una consulenza sulla comunicazione per trovare le soluzioni più adatte alle tue esigenze. Clicca qui per richiedere una consulenza sulla comunicazione.
Puoi inoltre approfondire tutti questi argomenti attraverso degli appositi percorsi formativi, clicca qui per saperne di più
Il link per la consulenza mi rimanda a un’area riservata, cosa devo fare?
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